Dicas: Como organizar sua caixa de e-mail?

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Dicas: Como organizar sua caixa de e-mail?

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Vamos supor que eu tenha te enviado um e-mail com informações muito importantes. Quanto tempo você demoraria para encontrar esses dados se precisasse deles daqui três meses?

Se sua resposta foi próxima de dez minutos, é provável que você gaste quase uma hora de trabalho, por semana, procurando mensagens na sua caixa de entrada.

A organização pode aumentar a sua produtividade e também te dá a segurança de saber onde tudo está armazenado. Por isso é importante sempre fazer uma limpa no seu e-mail.

A origem do problema

Manter uma caixa de email organizada é difícil pela combinação de três fatores:

  1. Recebemos muitos emails;
  2. Estamos em contato com muitos remetentes e destinatários;
  3. Essas informações possuem diferentes níveis de complexidade e relevância.

Chegou a hora de começar!

Toda faxina na caixa de email deve começar com a eliminação de emails de baixa relevância. Fazendo isso, o volume de mensagens recebidas diminuirá e o nível de importância do conteúdo que você recebe subirá consideravelmente.

Para essa etapa, temos duas regras:

  1. Cancele todas as inscrições de email marketing e newsletters;
  2. Bloqueie todos os remetentes que enviam qualquer tipo de vírus ou malware.

Spams removidos, e agora?

Agora que se livrou de todo o conteúdo que não é útil para você, chegou a hora de organizar as informações que são importantes. Mostraremos alguns sistemas de organização, mas antes é preciso lembrar:

“Não existe modelo certo, existe o que funciona pra você.”

  • Modelo porta-cartas:

Nesse sistema, você divide sua caixa em duas pastas: “tarefas por fazer” e “tarefas concluídas”.
Recomendado para: pessoas que recebem muitas tarefas semelhantes em sua rotina.

  • Modelo de prazos:

Nesse sistema, a chave é dividir os emails de acordo com o prazo de entrega de cada trabalho. O ideal seriam 4 pastas: “para fazer hoje”, “para fazer essa semana”, “para fazer esse mês” e “feitas”. 
Recomendado para: pessoas que lidam com muitos projetos simultaneamente.

  • Modelo de arquivo:

Semelhante ao porta-cartas, esse modelo também é inspirado em um elemento de escritórios do passado. Nele você vai ter pastas únicas para cada cliente ou projeto.
Recomendado para: pessoas que cuidam de diferentes clientes simultaneamente.

  • Modelo “tipo de tarefa”:

A mecânica desse modelo é parecida com a do anterior. Entretanto, o critério de organização não são os clientes, e sim o tipo de tarefa executada.
Recomendado para: pessoas que executam diferentes tipos de tarefas em sua rotina.

Utilizando pastas, etiquetas e diferentes sistemas:

Pastas e etiquetas são algumas das ferramentas de organização disponibilizadas pelo Gmail. Elas têm muitas semelhanças, mas uma diferença importante precisa ser apontada:

Ao etiquetar um e-mail em sua caixa de entrada, a mensagem continuará na caixa de entrada, porém com a identificação. Se você mover um email de sua caixa de entrada para outra pasta, você precisará acessar essa pasta para visualizar as informações.

Com estas dicas, nós do portal SOPJ, esperamos que você possa aprimorar a organização da sua caixa de e-mails e aumentar a sua produtividade.

 

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